Projekt:
EU2012
Udenrigsministeriet
Udfordring
Crone & Co var officiel PCO for det danske EU-Formandskab, EU2012. Formandskabet var en omfattende opgave der, oven i de logistiske, praktiske og kreative udfordringer, blev implementeret med det ambitiøse mål at organisere det første bæredygtige EU- formandskab.
Løsning
Formandskabet blev koordineret i 2011-2012, med mere end 100 møder gennemført i første halvdel af 2012. 15.598 deltagere, inklusiv 400 ministre og 2.000 pressefolk, besøgte København og Horsens i løbet af formandskabet. De politiske møder spændte fra store high-level konferencer til små workshops; alle møder havde mere end 60 deltagere, og det største havde 900 deltagere. Møderne blev afviklet i 3 venues: Bella Center, Eigtveds Pakhus i København og Forum Horsens i Jylland.
En af vores nøgleopgaver var tilvejebringelsen og serviceringen af en stabil, fleksibel og brugervenlig eventmanagement-platform, der kunne leve op til EU2012s strenge sikkerheds- og dataindsamlingskrav. Platformen etouches blev anvendt til online registrering, hotelbooking og akkreditering. Brugen af én central eventmanagement-platform der, ud over registreringsdelen, var i stand til at styre datasamarbejdet mellem de nævnte enheder effektivt og enkelt var i øvrigt ikke set før i EU- Formandsskabs-regi.
Vi håndterede design og produktion af adgangskort til delegerede, presse og medarbejdere samt ledelse og bemanding af akkrediteringscentre og adgangskontrolfunktioner på de respektive venues. Endvidere var vi ansvarlige for hotelbookinger i form af 12.000 overnatninger samt koordinering med sikkerhedspersonale, politi og PET. Dertil kom sociale arrangementer såsom gallamiddage, udflugter, transport, design og opsætning af websites m.m.
Resultat
Med håndteringen af EU2012 varetog vi, med succes, vores mest omfattende og komplekse PCO-opgave til dato. Casen står som et forbilledligt eksempel på vores evne til at løfte store PCO-opgaver, herunder håndtering af møderegistrering, akkrediteringsydelser (inkl. sikkerhed), hoteladministration samt diverse sideaktiviteter og ydelser.
Målet om at etablere det første bæredygtige EU-formandskabet blev nået, da EU2012 som det første event nogensinde opnåede en certificering efter den nye ISO20121-standard, blandt andet grundet den effektive eventmanagement- platform. Ifølge Udenrigsministeriet fremstår EU2012 som en ”all time best practice” inden for servicering, IT løsning, projektledelse, effektivitet og bæredygtighed.